¿Cómo organizar un encuentro de luz?


Red Iberoamericana de Luz
www.elistas.net/lista/redluz
12o Aniversario (1996-2008)

Sugerencias para la organización de Encuentros de Luz

Para establecer una metodología propia preliminar para la organización
de los encuentros de luz vamos a aportar algunas experiencias y
repetir algunos conceptos vertidos en nuestras reflexiones sobre los
nueve encuentros iberoamericanos de luz celebrados hasta la fecha.

No se trata de organizar simplemente un congreso, simposio, encuentro
profesional, académico, artístico o netamente esotérico. Tenemos
experiencia en esos campos y encontramos profundas diferencias.

Podemos decir que después de cada una de estas magnas reuniones, donde
anualmente nos vemos las caras quienes nos comunicamos a diario por la
Red, uno siente haber subido una vuelta en la espiral.

Es el intercambio, el conjunto, el traer a la fisicalidad todo lo que
movemos en cuarta dimensión (las redes son de cuarta). Es el alma
grupal, el deseo de unidad, aunque sea aparentemente momentáneo. Es
vivenciar la urdimbre de Luz.

Eso hace que los pasos metodológicos sean diferentes:

1) Hay que dar masa al futuro encuentro. Cada uno de los
responsables con su grupo o equipo de trabajo. Se trata de definir las
características del evento, sentir y concretar. Pensarlo, imaginarlo,
usar apoyos físicos: mapas o fotos de la ciudad. Realizar reuniones
periódicas es una buena práctica, con trabajo de organización,
meditación y anclaje.

2) Convocar a una primera reunión con los posibles colaboradores
que aportarán ideas y datos concretos sobre las posibilidades reales.
Encargar el diseño visual-logo del evento, que será la imagen gráfica
central del encuentro, que irá acompañado hasta abajo por el logo de
la Red Iberoamericana de Luz y por el logo de la red de luz nacional.

3) Tema, lugar y fecha para poder convocar. Esta tríada es
fundamental. El tema es una consigna general, abarcativa desde
distintas perspectivas de conocimiento o práctica. Los encuentros de
luz no deben ser monotemáticos. Es importante y recomendable para dar
coherencia y unidad y que los asistentes puedan hacer un mejor trabajo
de recepción y participación. Si falta un tema general, puede resultar
un simple muestrario, tipo feria. Recordemos que todo está apuntado a
crecer en nuestro camino. Un temario preliminar de las especialidades
que se desea presentar es útil.

4) El lugar. Se requiere de una tarea delicada tanto para conseguir
el mejor lugar y negociar las condiciones como para mantener las
relaciones previas y durante el encuentro con los dueños o
administradores. Las energías que se mueven en el lugar. El ambiente y
las posibilidades que brinda. Un salón grande es imprescindible para
los plenarios. A veces los salones disponibles no son muchos,
dependiendo de la localidad. Ver bien todas las ofertas tanto en lo
que hace a hospedaje como a comidas. También el número máximo de
alojados y la posibilidad de aceptar participantes sin alojarse, con o
sin comidas. El espacio que se dará a los stands. Contar en el mismo
lugar con un salón principal para 200-300 personas, varios pequeños
para 20 -dependiendo de las mesas de trabajo a instalar-, un comedor
colectivo y el hospedaje para todos los asistentes, es lo ideal, para
que las energías y los participantes no se dispersen.

5) Fecha. Depende del lugar conseguido si hay que aprovechar
'temporadas bajas turísticas'. Además, si el organizador lo cree así,
es bueno hacerlo con luna creciente y buenos aspectos astrológicos o
de acuerdo la calendarica sagrada ancestral y/o fiestas tradicionales
o patronales. Se recomiendan en los iberoamericanos y nacionales por
lo menos tres días tomando un fin de semana y si fuera posible un
feriado. Los mejores han durado hasta cinco días. Más días aumenta los
costos. En los regionales (previos de organización a los nacionales,
también llamados 'consejo de visiones') puede ser simplemente una
jornada, lo cual simplifica mucho.

6) Con el lugar y fecha negociadas se establece un precio por
participante. Al costo por persona que el hotel cobra (suponiendo que
se haga en un hotel, puede ser un hostal o una escuela de
capacitación, un campamento scout, etc) se le debe sumar el costo del
encuentro. Este costo debe considerar el prorrateo de la inscripción
de los invitados, más los gastos de organización, sonido, computadora,
proyector y pantalla, espacios de publicidad, papeles, programas, web,
volantes, revista, lonas, etc., más retribución proporcional a quienes
trabajan, más la ganancia que debe quedar para empoderamiento de la
organización local para futuros trabajos y una proporción sugerida del
diez por ciento después de gastos para la siguiente sede, para que no
comience de cero.

7) Hasta ahora nunca se cobró a ninguno de los participantes por
facilitarle un espacio para montar un stand con sus productos y
servicios. Muchos utilizan lo sacado en estas ventas para recuperar
gastos de viaje. Por supuesto que si se consiguen firmas comerciales
que quieran poner un stand se les cobrará y deberá brindárseles
comodidades para eso.

8) De acuerdo con la experiencia es mejor que el viaje de traslado a
la sede corra por cuenta de cada cual, a menos que se consigan
descuentos especiales con líneas aéreas o de autobuses.

9) Si se consiguen patrocinadores o sponsors bajan los costos, evidentemente.

10) Con todo lo anterior establecido puede recién hacerse la
convocatoria por las redes de Luz. El temario preliminar se recomienda
lo más amplio posible con el concurso de tópicos afines a la nueva
espiritualidad (de donde nacerán los nuevos consumidores de la
información que manejamos): pacifismo, ambientalismo, economía
solidaria, altermundismo, derechos humanos, ciencia de vanguardia,
minorías, salud holística, tradiciones, etc.

11) En la convocatoria general inicial se invita a participar a
ponentes y talleristas. Es conveniente consensuar con el grupo
organizador la selección de los expositores. Invitar ex-profeso a
algunos profesionales en base al temario preliminar. Es bueno contar
con al menos dos o tres especialistas que tengan poder de
convocatoria. Nunca subordinar la participación de expositores a lo
económico. Nadie cobra ni nadie paga por exponer. La participación es
abierta. No hacemos juicios sobre contenidos.

12) Permanentemente recordar que la 'unidad en la diversidad' es la
base. Es la idea fuerza que trabaja imantando voluntades. Apuntamos a
una convivencia de personas libres, autónomas, interesadas en
intercambiar experiencias, proyectos, ideas, en vivenciar. Seguimos la
esencia de las redes de Luz, que justamente son eso: pluralistas,
universales, empáticas, no sectarias ni dogmáticas.

13) Trabajando en las múltiples dimensiones. La tarea de poner en
marcha algo semejante es multidimensional. Trabajamos en dimensiones
más altas pero vamos anclando en la tercera. Somos seres con
conciencia de quinta que nos movemos en cuarta y tercera. Por un lado
hay que hacer y cultivar conexiones a través de Internet y
físicamente, con grupos y gente del lugar. Recomendamos la mesa
permanente para capacitación, voluntariado y cocreación en
www.yahoogroups.com/group/fororedluz

14) El estado de conciencia del organizador o comisionado y de su
equipo de colaboradores es fundamental porque marca una impronta que
luego se ve reflejada.

15) Por otro lado, y esto es muy importante, hay que anclar la
energía en el lugar, permitir que el egregor del encuentro tome forma
y vida propia. Es bueno visitar varias veces y alojarse en el hotel un
tiempo antes para realizar el trabajo necesario de limpieza y anclaje.

16) La fisicalidad tiene sus reglas y hay que respetarlas. Por
emprender una tarea espiritual no hay que descuidar ni tiempos ni
formas de la vida cotidiana. Hay que ser a la vez elevados y sagaces.
Volar como el águila y reptar como la serpiente. Hay que dejar fluir
para recibir la inspiración, para estar en el momento adecuado en el
lugar adecuado, para permitir que sople el espíritu. Pero hay que ser
concreto y ordenado, veraz e impecable en cada momento. Hay que cuidar
lo económico, lo práctico, lo cotidiano. Siempre mantener la
conciencia en lo más alto, en contacto con nuestro Ser Superior.

17) Conviene establecer una primera fecha tope de inscripción, con
el precio muy ajustado. Con eso se afrontan los primeros gastos. La
idea general es siempre ofrecer la inscripción del encuentro lo más
accesible posible para facilitar la participación.

18) Con el programa determinado, lo cual se debe lograr lo más lejos
posible de la fecha, aumentan considerablemente los inscritos. El
último mes se produce una verdadera avalancha. Ese programa deberá ser
publicitado por las redes, en volantes en los lugares físicos, la
compra de espacios publicitarios, etc. y en las páginas web de la red.

19) Hacer las finanzas transparentes y sin confusiones. Es
conveniente que todos depositen en una cuenta de banco, a nombre del
organizador. Una persona del grupo, si es posible contador, será el
responsable de la administración. Se debe hacer un balance público
final para que sirva de modelo para futuras experiencias y de ejemplo
de transparencia.

20) Es aconsejable una ficha de inscripción por participante que
consigne todos los datos personales, que serán tratados de manera
confidencial.

21) Ir elaborando las listas con la distribución en habitaciones
(tipos, tamaños, etc.) a medida que se van inscribiendo. El número de
cada habitación la dará el hotel a último momento, pero debe saberse
si habrá o no habitaciones de pareja, etc. Muchas personas piden estar
alojadas con otras, del mismo grupo.

22) Hay que prever que muchas personas llegan antes o se quedan unos
días más. También que si llegan extranjeros hay que recibirlos de
manera amorosa y especial. Prever traducción simultánea si es el caso.
También las indicaciones de cómo llegar al lugar del encuentro, si no
es de fácil acceso. Indicar qué costos de traslado están incluidos en
el precio total.

23) Una revista o cuaderno o catálogo del encuentro debe prepararse
para vender u obsequiar durante el encuentro, idealmente, a manera de
programa especial, con información bibliohemerográfica de los
participantes, sus biografías, enlaces en la red, artículos de los
profesionales, sus ponencias, el programa general, mapa de la sede,
fotografías y publicidad ad-hoc. La misma información, ampliada, puede
incluirse en un disco compacto, para distribución posterior con las
memorias del encuentro.

24) Opcional como proyecto productivo de apoyo está la venta de
espacios publicitarios y la fabricación de productos promocionales
como remeras, camisetas, lapiceros, gorras, botones, tarjetas,
separadores, llaveros, toallas de mano, videos, etc. Todos gustan
siempre de llevarse un recuerdo a manera de souvenir del encuentro,
especialmente si contienen un mensaje.

25) De la fecha de convocatoria inicial a la celebración del
encuentro, recomendamos elaborar un boletín periódico de prensa, por
lo menos dos veces al mes, rico en información textual y visual sobre
los profesionales participantes y los detalles del programa en
construcción, para ser distribuido por las redes y por los medios
masivos de comunicación en cada país.

26) Los universos o mesas de trabajo simultáneas pueden ser hasta 20,
dependiendo de la visión de los organizadores, la disponibilidad de
espacios y el número de participantes:

1- Espiritualidad y filosofía
2- Salud holística
3- Ambientalismo
4- Arte y cultura
5- Economía solidaria
6- Tecnología alternativa y ciencias de frontera
7- Indigenismo y tradiciones sagradas
8- Nueva educación
9- Sexualidad
10- Redes y sociedad
11- Desarrollo humano
12- Sistemas calendáricos
13- Agua
14- Transgénicos
15- Migrantes
16- Sida
17- Pacifismo
18- Altermundismo
19- Derechos humanos
20- Ecoaldeas y permacultura.

27) Una inquietud expresada en muchos encuentros es cómo evitar una
retahila consecutiva de ponencias, que resulta extenuante y
saturadora, y cómo privilegiar también los espacios de encuentro
personal entre los asistentes, los espacios lúdicos, las ceremonias,
los rituales, el baile, el canto, las artes visuales y la música.
Recomendamos vigilar el equilibrio y evitar a toda costa programas
apretados que no dejen respirar a los participantes. Los universos de
trabajo simultáneos son una buena alternativa para que cada quien
escoja sus temás de mayor interés.

Ejes transversales:

Cada mesa o universo de trabajo tendría además de la temática
específica los 4 ejes transversales para articular acuerdos y
proyectos que son estrategias para el desarrollo de la agenda en cada
mesa:

1- Educación: diseño, construcción o adquisición de materiales
didácticos, tecnología de punta y definición de temas prioritarios.
2- Vinculación: Enlace entre organismos e individuos.
3- Comunicación: transmisión de proyectos y programas en medios y sistemas.
4- Contenidos: Compilar información para su registro y memoria.

28) El equipo organizador de cada encuentro puede estar compuesto
idealmente por 8 comisionados:

1- Un titular responsable.
2. Administrador.
3. Diseñador gráfico.
4. Webmaster (página especial del encuentro).
5. Publicista (venta y compra de espacios).
6. Encargado de logística (alimentación, salones, hospedaje).
7. Encargado de asesoría en viajes a los participantes.
8. Relator general.

29) Para subrayar el carácter horizontal de nuestras redes, que
carecen de líderes, guías o gurúes, y para aprovechar la experiencia
individual y colectiva de todos los involucrados, se recomienda crear
un consejo consultivo nacional en cada país para las redes de luz y
las redes sociales, a manera de mecanismo de diálogo e intercambio de
ideas y experiencia, en donde confluyan de manera abierta los
interesados en el tema para la expansión de nuestro entramado y
nuestra causa común en favor de un mundo mejor.

Estas son sólo algunas ideas y reflexiones que pretenden humildemente
establecer un esbozo de diagrama de lo realizado para quien lo
necesite. Todo tiene su técnica. Así como existen recetas para cocinar
y cada uno después las recrea en la cocina, los organizadores de los
futuros encuentros tomarán todas o sólo algunas de estas ideas.
También puedes enriquecer este texto y reenviárnoslo.

Contribuyeron en la redacción y la síntesis:
Alicia Contursi (alicia.contursi@gmail.com)
Ricardo Ocampo (ricardoredluz@gmail.com)

Si deseas organizar un encuentro regional, nacional o internacional en
el futuro, en cualquier geografía, puedes solicitar más informes y
documentación al correo redluz-admin@elistas.net

Fuente:
http://redesdeluz.blogspot.com/

2 comentarios:

yeimi dijo...

en colombia no estan verdad

RedLuz dijo...

egrupos.net/grupo/redcolombianadeluz